Was eine Prüfung durch Dritte ist, wer sie bezahlt und wer den Bericht erhält

Dieser Artikel beschreibt übliche Branchenpraxis, keine amtlichen Vorschriften.

Eine Prüfung durch Dritte ist eine Kontrolle, die ein Prüfer durchführt, der weder die Fabrik noch der Verkäufer ist und der nach einer vorab mit dem Käufer vereinbarten Checkliste arbeitet. Der Käufer beauftragt und bezahlt sie in der Regel, und der Bericht geht in der Regel an den Käufer. Ob eine rechtliche oder Zertifizierungsanforderung gilt, klären Sie bitte mit der zuständigen Behörde oder einem akkreditierten Labor.

Was der Prüfer eigentlich ist

Der Prüfer ist ein Dritter, der weder die Fabrik noch der Verkäufer ist, und in einer gut aufgesetzten Prüfung wird er nicht von der Fabrik bezahlt. Er prüft die Ware anhand einer vereinbarten Checkliste und nicht anhand der eigenen Meinung darüber, was akzeptabel ist. Diese Checkliste legt fest, was geprüft wird: Verarbeitung, Funktionstest, Messung, Kennzeichnung, Verpackung, Zustand des Kartons und so weiter.

Der Sinn, die Checkliste vorab zu vereinbaren, liegt darin, dass die Prüfung nur dann etwas aussagt, wenn beide Seiten vorher wissen, was beurteilt wird. Was nicht in der Checkliste steht, lässt sich mit dem Bericht später in der Regel nicht begründen.

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Wer sie bestellt und wer bezahlt

In der Regel der Käufer. Die Prüfung wird auf Grundlage der eigenen Bestellung und Stückliste des Käufers beauftragt. Daher ist der Käufer in der Regel die Partei, die den Prüfer einweist und das Ergebnis erhält.

In anderen Konstellationen werden die Kosten geteilt, oder der Verkäufer trägt sie. Das ergibt sich nicht allein aus der Gewohnheit. Es hängt davon ab, was der Kaufvertrag sagt. Wo der Vertrag schweigt, lohnt es sich, dies schriftlich mit dem Lieferanten zu klären, bevor die Ware gefertigt wird, und nicht erst, wenn der Bericht vorliegt.

Die Gebühren selbst nennt das Prüfunternehmen in der Regel schriftlich, und sie können sich zwischen einem Besuch und dem Umfang der Leistung unterscheiden.

Wer den Bericht erhält

Die Partei, die die Prüfung beauftragt hat. Das ist in der Regel der Käufer, sodass der Bericht in der Regel in den Händen des Käufers landet.

Die Fabrik erhält häufig ebenfalls eine Kopie oder eine Zusammenfassung, aber nur, wenn der Käufer zustimmt. Manche Käufer wollen die Ergebnisse zuerst selbst auswerten. Andere möchten, dass beide Seiten gleichzeitig dieselben Feststellungen lesen. Beide Vorgehensweisen sind üblich.

Was ein Käufer mit dem Bericht typischerweise macht

Der Bericht ist eine Entscheidungsgrundlage im Rahmen des Vertrags. In der Praxis kann ein Käufer damit mehrere Dinge tun:

• Zahlung für die Charge freigeben.
• Zahlung zurückhalten, bis die Mängel geklärt sind.
• Von der Fabrik Nacharbeit oder Ersatz der betroffenen Ware verlangen.
• Eine Nachprüfung beauftragen, um zu sehen, ob die Nacharbeit ordnungsgemäß erfolgt ist.

Welche dieser Möglichkeiten zutrifft und zu welchen Bedingungen, hängt vom Kaufvertrag und davon ab, wie die Parteien mit nicht vertragsgemäßer Ware umgehen. Der Bericht selbst hält fest, was geprüft wurde und was gefunden wurde. Er entscheidet für sich allein nicht über das kaufmännische Ergebnis.

Unterschied zur eigenen Qualitätskontrolle der Fabrik

Die Fabrik prüft ihre eigene Arbeit täglich, in der Regel als Teil der Herstellung. Das ist die eigene Qualitätskontrolle der Fabrik, und sie hat einen anderen Zweck: Probleme früh innerhalb der Produktion zu erkennen.

Eine Prüfung durch Dritte ist davon getrennt. Sie wird vom Käufer angefordert, von jemandem außerhalb der Fabrik durchgeführt und anhand der Checkliste des Käufers für eine festgelegte Charge vorgenommen. Beide können bei derselben Bestellung stattfinden. Keines ersetzt das andere.

Unterschied zu eigenen Mitarbeitern vor Ort

Der Besuch eines eigenen Mitarbeiters oder Beauftragten des Käufers in der Fabrik ist eine dritte Möglichkeit. In manchen Fällen ist sie günstiger zu organisieren. Die besuchende Person kann vor Ort Einschätzungen treffen und direkt mit der Fabrik sprechen.

Der Unterschied liegt in Reichweite und Dokumentation. Ein Besucher erfasst, was er zufällig sieht, oft während er auch andere Geschäfte in der Fabrik erledigt. Eine Prüfung wird im Voraus anhand einer schriftlichen Checkliste angesetzt und endet in einem schriftlichen Bericht. Den kann der Käufer auch später aufbewahren, selbst nachdem die Ware das Werk verlassen hat.

Kurzer Blick auf die wichtigsten Prüfarten

Verschiedene Prüfungen greifen in verschiedenen Phasen der Produktion, und sie sind nicht austauschbar. Eine Vorproduktionsprüfung, eine Prüfung während der Produktion, eine Prüfung vor dem Versand, eine abschließende Stichprobenprüfung, eine Containerverladekontrolle und ein Fabrikaudit betrachten jeweils andere Dinge und werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgelöst.

Die Vergleichsübersicht der Prüfarten zeigt, wie diese Prüfarten zueinander passen.

Häufige Fragen

Bezahlt der Käufer oder die Fabrik?

In der Regel der Käufer. Eine Kostenteilung oder dass der Verkäufer zahlt, kommt ebenfalls vor, und das hängt davon ab, was der Kaufvertrag sagt.

Kann die Fabrik den Bericht sehen?

Sie erhält häufig eine Kopie oder eine Zusammenfassung, aber nur, wenn der Käufer zustimmt. Wie viel Detail an die Fabrik geht, liegt beim Käufer.

Ist eine Prüfung durch Dritte dasselbe wie die eigene Qualitätskontrolle der Fabrik?

Nein. Die eigene Qualitätskontrolle der Fabrik läuft innerhalb der Produktion ab. Eine Prüfung durch Dritte wird vom Käufer angefordert und von jemandem außerhalb der Fabrik anhand einer vom Käufer vereinbarten Checkliste durchgeführt.

Was ist, wenn der Bericht Mängel zeigt?

Der Käufer kann die Zahlung zurückhalten, Nacharbeit verlangen oder eine Nachprüfung beauftragen. Was zur Verfügung steht, hängt in der Regel vom Kaufvertrag ab.