O que é a inspeção por terceiros, quem paga e quem recebe o relatório

Este artigo descreve práticas comuns do setor, não regras oficiais.

A inspeção por terceiros é uma verificação feita por um inspetor que não é a fábrica nem o vendedor, seguindo um checklist que o comprador acertou com antecedência. O comprador normalmente contrata e paga a inspeção, e o relatório normalmente vai para o comprador. Se um requisito legal ou de certificação se aplica é algo que cabe ao regulador ou a um laboratório acreditado confirmar.

O que o inspetor realmente é

O inspetor é um terceiro que não é a fábrica nem o vendedor e, em uma inspeção bem organizada, não recebe pagamento da fábrica. Ele confere a mercadoria com base em um checklist acordado, e não com base na sua própria opinião sobre o que seria aceitável. Esse checklist define o que será verificado: qualidade de execução, teste de funcionamento, medições, marcações, embalagem, condição da caixa de papelão e assim por diante.

A razão de acertar o checklist antes é que a verificação só tem sentido se ambos os lados souberem de antemão o que será julgado. O que não estiver escrito no checklist normalmente não é algo que se possa usar o relatório para discutir depois.

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Quem contrata e quem paga

Normalmente, o comprador. A inspeção é organizada com base no pedido de compra e na lista de materiais do próprio comprador, por isso o comprador costuma ser quem orienta o inspetor e recebe o resultado.

Em outros arranjos, o custo é dividido, ou o vendedor o assume. Isso não é definido apenas pelo costume. Depende do que diz o contrato de compra, e, quando o contrato não diz nada, vale acertar por escrito com o fornecedor antes da produção, e não depois que o relatório chega.

Os valores normalmente são informados por escrito pela empresa de inspeção, e podem variar entre uma visita e o escopo de trabalho que ela cobre.

Quem recebe o relatório

A parte que contratou a inspeção. Normalmente é o comprador, então o relatório costuma chegar às mãos dele.

É comum que a fábrica também receba uma cópia ou um resumo, mas somente quando o comprador concorda. Alguns compradores preferem analisar os resultados sozinhos primeiro; outros querem que ambos os lados leiam os mesmos resultados ao mesmo tempo. As duas formas são comuns no setor.

O que o comprador normalmente faz com o relatório

O relatório é uma informação para uma decisão, dentro do contrato. Na prática, o comprador pode fazer algumas coisas diferentes com ele:

• Liberar o pagamento do lote.
• Reter o pagamento até que os problemas sejam resolvidos.
• Pedir à fábrica retrabalho ou substituição das mercadorias afetadas.
• Encomendar uma reinspeção para verificar se o retrabalho foi feito corretamente.

Qual delas acontece, e em que condições, depende do contrato de compra e de como as partes combinam tratar mercadorias não conformes. O próprio relatório registra o que foi verificado e o que foi encontrado; por si só, ele não decide o desfecho comercial.

Em que difere do controle de qualidade da fábrica

A fábrica verifica o próprio trabalho todos os dias, normalmente como parte da produção. Esse é o controle de qualidade da própria fábrica, e ele tem outra finalidade: identificar problemas cedo, dentro da produção.

Uma verificação por terceiros é separada disso. Ela é solicitada pelo comprador, feita por alguém de fora da fábrica e segue o checklist do comprador para um lote definido. As duas podem acontecer no mesmo pedido; nenhuma substitui a outra.

Em que difere de uma visita da própria equipe do comprador

Uma visita feita por funcionário ou representante do próprio comprador é uma outra opção. Em alguns casos, ela custa menos para organizar, e quem visita pode decidir na hora e falar diretamente com a fábrica.

A diferença está no alcance e no registro. Um visitante cobre o que acaba vendo, muitas vezes ao mesmo tempo que cuida de outros assuntos na fábrica. Uma inspeção é organizada com antecedência, com base em um checklist por escrito, e termina em um relatório escrito que o comprador pode guardar depois, inclusive depois que a mercadoria já tiver saído.

Um breve panorama dos principais tipos de inspeção

Verificações diferentes se aplicam a etapas diferentes da produção, e não são intercambiáveis. A inspeção pré-produção, a inspeção durante a produção, a inspeção pré-embarque, a inspeção final aleatória, a supervisão de carregamento do contêiner e a auditoria de fábrica olham para coisas diferentes e são acionadas em momentos diferentes.

A comparação dos tipos de inspeção mostra como elas se relacionam entre si.

Perguntas frequentes

O comprador paga, ou a fábrica?

Normalmente, o comprador. Dividir o custo ou o vendedor pagar também acontece, e depende do que diz o contrato de compra.

A fábrica pode ver o relatório?

É comum que ela receba uma cópia ou um resumo, mas somente quando o comprador concorda. Quanto detalhe chega à fábrica fica a critério do comprador.

A inspeção por terceiros é o mesmo que o controle de qualidade da fábrica?

Não. O controle de qualidade da própria fábrica acontece dentro da produção. A inspeção por terceiros é solicitada pelo comprador e feita por alguém de fora da fábrica, com base em um checklist que o comprador acertou.

E se o relatório mostrar defeitos?

O comprador pode reter o pagamento, pedir retrabalho ou encomendar uma reinspeção. O que está disponível normalmente depende do contrato de compra.