Qué es la inspección por terceros, quién la paga y quién recibe el informe

Este artículo describe prácticas habituales del sector, no normas oficiales.

Una inspección por terceros es una revisión que realiza un inspector que no es la fábrica ni el vendedor, siguiendo una lista de verificación acordada de antemano con el comprador. Normalmente, el comprador encarga la inspección y la paga, y el informe llega al comprador. Si se aplica algún requisito legal o de certificación, corresponde al regulador o a un laboratorio acreditado confirmarlo.

Qué es realmente el inspector

El inspector es un tercero que no es la fábrica ni el vendedor y que, en una inspección bien organizada, no recibe pago de la fábrica. Revisa la mercancía según una lista de verificación acordada, no según su propia opinión sobre lo que es aceptable. Esa lista fija lo que se va a mirar: la calidad de la mano de obra, la prueba de funcionamiento, las medidas, el marcado, el embalaje, el estado de las cajas, etc.

La razón de acordar primero la lista es que la revisión solo tiene valor si ambas partes saben de antemano qué se va a juzgar. Lo que no figura en la lista normalmente no es algo sobre lo que después se pueda discutir con el informe.

El generador de listas de verificación de inspección del sitio puede ayudarle a redactar la lista de puntos antes de reservar nada.

Quién la encarga y quién paga

Normalmente, el comprador. La inspección se organiza según la orden de compra y la lista de materiales del comprador, así que el comprador suele ser quien da instrucciones al inspector y quien recibe el resultado.

En otros acuerdos, el coste se reparte o lo asume el vendedor. Esto no lo decide solo la costumbre. Depende de lo que diga el contrato de compra. Si el contrato no dice nada al respecto, conviene acordarlo por escrito con el proveedor antes de que se fabrique la mercancía, y no después de que llegue el informe.

Los honorarios suelen cotizarlos por escrito la empresa de inspección, y pueden diferir entre una visita y el alcance del trabajo.

Quién recibe el informe

La parte que encargó la inspección. Normalmente es el comprador, así que el informe suele llegar a sus manos.

Es habitual que la fábrica también reciba una copia o un resumen, pero solo cuando el comprador está de acuerdo. Algunos compradores prefieren revisar primero los hallazgos por su cuenta; otros quieren que ambas partes lean los mismos hallazgos al mismo tiempo. Las dos opciones se usan con frecuencia.

Qué suele hacer el comprador con el informe

El informe es información para tomar una decisión conforme al contrato. En la práctica, el comprador puede hacer varias cosas distintas con él:

• Liberar el pago del lote.
• Retener el pago hasta que se resuelvan los problemas.
• Pedir a la fábrica que reprocese o reponga la mercancía afectada.
• Encargar una reinspección para comprobar si el reproceso se hizo bien.

Cuál de estas opciones se aplica, y en qué condiciones, depende del contrato de compra y de cómo acuerden las partes gestionar la mercancía no conforme. El informe en sí registra qué se revisó y qué se encontró; por sí solo no decide el resultado comercial.

En qué se diferencia del control de calidad propio de la fábrica

La fábrica revisa su propio trabajo a diario, normalmente como parte de la fabricación. Es el control de calidad propio de la fábrica, y tiene otro propósito: detectar los problemas pronto, dentro de la producción.

Una revisión por terceros es algo aparte. La pide el comprador, la realiza alguien ajeno a la fábrica y se hace según la lista del comprador sobre un lote definido. Ambas cosas pueden darse en el mismo pedido; ninguna sustituye a la otra.

En qué se diferencia de la visita de su propio personal

La visita de un empleado o agente del comprador a la fábrica es una tercera opción. En algunos casos cuesta menos organizarla, y quien visita puede tomar decisiones de criterio sobre la marcha y hablar directamente con la fábrica.

La diferencia está en el alcance y en el registro. Un visitante cubre lo que llega a ver, a menudo mientras atiende también otros asuntos en la fábrica. Una inspección se organiza de antemano con una lista escrita y termina en un informe escrito que el comprador puede conservar después, incluso cuando la mercancía ya ha salido.

Un breve repaso de los principales tipos de inspección

Distintas revisiones se aplican en distintas etapas de la producción y no son intercambiables. La inspección previa a la producción, la inspección durante la producción, la inspección previa al embarque, la inspección final aleatoria, la supervisión de carga del contenedor y la auditoría de fábrica miran cosas distintas y se activan en momentos distintos.

La comparación de tipos de inspección explica cómo se relacionan entre sí.

Preguntas frecuentes

¿Quién paga, el comprador o la fábrica?

Normalmente, el comprador. También ocurre que el coste se reparta o que lo pague el vendedor, y depende de lo que diga el contrato de compra.

¿Puede la fábrica ver el informe?

Es habitual que reciba una copia o un resumen, pero solo cuando el comprador está de acuerdo. Cuánto detalle llega a la fábrica depende del comprador.

¿Es la inspección por terceros lo mismo que el control de calidad propio de la fábrica?

No. El control de calidad propio de la fábrica se hace dentro de la producción. La inspección por terceros la pide el comprador y la realiza alguien ajeno a la fábrica, según una lista de verificación que el comprador acordó.

¿Qué pasa si el informe muestra defectos?

El comprador puede retener el pago, pedir un reproceso o encargar una reinspección. Lo que está disponible depende normalmente del contrato de compra.