Ce qu’est l’inspection par un tiers, qui la paie et qui reçoit le rapport

Cet article décrit des pratiques courantes du secteur, et non des règles officielles.

Une inspection par un tiers est un contrôle réalisé par un inspecteur qui n’est ni l’usine ni le vendeur, selon une checklist convenue à l’avance avec l’acheteur. En général, c’est l’acheteur qui la commande et la paie, et le rapport lui revient en général. Pour savoir si une exigence légale ou de certification s’applique, renseignez-vous auprès du régulateur ou d’un laboratoire accrédité.

Ce qu’est réellement l’inspecteur

L’inspecteur est un tiers qui n’est ni l’usine ni le vendeur. Dans une inspection bien cadrée, il n’est pas payé par l’usine. Il contrôle les marchandises selon une checklist convenue, et non selon sa propre appréciation de ce qui est acceptable. Cette checklist définit ce qui sera examiné : la finition, l’essai de fonctionnement, les mesures, le marquage, l’emballage, l’état des cartons, et ainsi de suite.

L’intérêt de convenir de la checklist à l’avance est que le contrôle n’a de sens que si les deux parties savent d’avance ce qui sera jugé. Ce qui n’est pas écrit dans la checklist ne peut en général pas servir d’argument ultérieur à l’aide du rapport.

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Qui commande et qui paie

En général, c’est l’acheteur. L’inspection est organisée à partir du bon de commande et de la nomenclature de l’acheteur, si bien que c’est en général lui qui transmet les instructions à l’inspecteur et qui reçoit le résultat.

D’autres arrangements existent. Le coût peut être partagé, ou pris en charge par le vendeur. Cela ne dépend pas seulement de l’usage. Tout dépend de ce que dit le contrat d’achat. Quand le contrat est muet, il vaut la peine de régler la question par écrit avec le fournisseur avant la fabrication, et non une fois le rapport reçu.

Les honoraires sont en général indiqués par écrit par la société d’inspection, et peuvent différer selon la visite et l’étendue de la prestation.

Qui reçoit le rapport

La partie qui a commandé l’inspection. En général, c’est l’acheteur, si bien que le rapport arrive en général entre les mains de l’acheteur.

L’usine reçoit souvent une copie ou un résumé, mais seulement si l’acheteur l’accepte. Certains acheteurs préfèrent d’abord analyser les constats eux-mêmes. D’autres veulent que les deux parties lisent les mêmes constats en même temps. Les deux approches sont courantes.

Ce que fait en général un acheteur du rapport

Le rapport est une information pour une décision prise dans le cadre du contrat. Dans la pratique, un acheteur peut faire plusieurs choses différentes avec le rapport :

• Libérer le paiement du lot.
• Suspendre le paiement jusqu’au règlement des problèmes.
• Demander à l’usine de reprendre ou de remplacer les marchandises concernées.
• Commander une réinspection pour vérifier que la reprise a été correctement faite.

Ce qui se passe, et selon quelles conditions, dépend du contrat d’achat et de la façon dont les parties conviennent de traiter les marchandises non conformes. Le rapport lui-même consigne ce qui a été contrôlé et ce qui a été constaté. Il ne tranche pas, à lui seul, l’issue commerciale.

En quoi elle diffère du contrôle qualité de l’usine elle-même

L’usine contrôle son propre travail au quotidien, en général dans le cadre même de la fabrication. C’est le contrôle qualité de l’usine elle-même, qui a un autre objectif : repérer les problèmes tôt, à l’intérieur de la production.

Une inspection par un tiers est distincte. Elle est demandée par l’acheteur, réalisée par quelqu’un qui est extérieur à l’usine, et effectuée selon la checklist de l’acheteur sur un lot défini. Les deux peuvent avoir lieu pour la même commande. L’un ne remplace pas l’autre.

En quoi elle diffère de la visite de votre propre personnel

La visite d’un employé ou d’un représentant de l’acheteur à l’usine constitue une troisième option. Dans certains cas, elle coûte moins cher à organiser. La personne qui se déplace peut trancher sur place et parler directement à l’usine.

La différence tient à la portée et à la trace écrite. Une seule personne ne voit que ce qu’elle a l’occasion de voir sur place, souvent tout en traitant d’autres affaires avec l’usine. Une inspection est préparée à l’avance selon une checklist écrite, et aboutit à un rapport écrit que l’acheteur peut conserver plus tard, y compris après le départ des marchandises.

Un bref aperçu des principaux types d’inspection

Des contrôles différents s’appliquent à des étapes différentes de la production, et ils ne sont pas interchangeables. Une inspection avant production, une inspection en cours de production, une inspection avant expédition, une inspection finale aléatoire, un contrôle du chargement du conteneur et un audit d’usine n’examinent pas les mêmes choses et ne se déclenchent pas au même moment.

Le comparatif des types d’inspection montre comment ils se distinguent les uns des autres.

Questions fréquentes

L’acheteur paie-t-il, ou est-ce l’usine ?

En général, c’est l’acheteur. Un partage des frais ou la prise en charge par le vendeur arrive aussi, et cela dépend de ce que dit le contrat d’achat.

L’usine peut-elle voir le rapport ?

Elle reçoit souvent une copie ou un résumé, mais seulement si l’acheteur l’accepte. Le niveau de détail transmis à l’usine relève de l’acheteur.

Une inspection par un tiers est-elle la même chose que le contrôle qualité de l’usine ?

Non. Le contrôle qualité de l’usine elle-même a lieu à l’intérieur de la production. Une inspection par un tiers est demandée par l’acheteur, réalisée par quelqu’un qui est extérieur à l’usine, et effectuée selon une checklist convenue avec l’acheteur.

Que se passe-t-il si le rapport signale des défauts ?

L’acheteur peut suspendre le paiement, demander une reprise ou commander une réinspection. Ce qui est possible dépend en général du contrat d’achat.